Cette procédure permet
de gérer les différentes situations rencontrées dans la gestion des dossiers. Les actions à mener seront déterminées par l’état du dossier. Les modifications sont possibles sur un dossier à l’état d’Option ou Réservé.
Nous vous rappelons qu’un dossier clôturé ne pourra pas être modifié. Seul l’ajout de prestations supplémentaires est possible.
Chemin d’accès
Depuis l’ onglet « ETABLISSEMENT », on clique sur le bouton « DOSSIERS », sélection avec les cases à cocher des dossiers en Option et/ou Réservé. Choix du dossier et bouton « MODIFIER »
Seul le dossier en OPTION peut être modifié. Toutefois, le logiciel vous propose une solution pour effectuer la modification d’un dossier RESERVE.
Si vous devez modifier un dossier qui est à l’état de RÉSERVÉ, il faudra au préalable le basculer à l’état d’OPTION, à l’aide du bouton rouge MODIFICATION RESRVATION qui se trouve dans l’onglet « TARIFICATION », à droite.
Une fois les modifications effectuées, il est important de re basculer le dossier à son état initial de RÉSERVÉ. Sur l’onglet TARIFICATION, cliquer sur le bouton bleu OPTION « >> RESA
Ces modifications ont gérées automatiquement les écritures comptables si nécessaire.
Le contrat de location peut également être réimprimé en fonction des changements effectués.
On peut effectuer plusieurs actions sur le dossier telles que :
1. Changer de lot
Il suffit de cliquer sur les 3 points bleus et modifier en sélectionnant un autre lot. Cette procédure n’est possible que sur un dossier en l’état d’OPTION.
Si celui-ci est disponible, le logiciel vous proposera d’appliquer la tarification du lot sélectionné.
2. Changer de locataire
Il suffit de cliquer sur les 3 points bleus pour sélectionner dans le catalogue des locataires, un nouveau locataire ou le créer s’il n’existe pas encore. Cette procédure n’est possible que sur un dossier en l’état d’OPTION.
Attention: Sur un dossier avec règlement, que sont statut soit "Option" ou "Réservation", si un règlement a été enregistré et non annulé, alors le locataire ne pourra pas être modifié.
Pour autoriser la modification, il faut annuler le ou les règlements présents sur ce dossier
3. Modifier les dates de séjour
Il suffit de modifier la date de départ. Si le bien n’est pas disponible, un message s’affichera. Si le bien est disponible, le logiciel appliquera la nouvelle date de fin de séjour et vous proposera de recalculer le tarif de la location et d’assurance annulation. Confirmez selon l’action souhaitée. Cette procédure n’est possible que sur un dossier en l’état d’OPTION.
4. Prolonger la date limite de l’option
Il suffit de modifier la date dans la zone EXPIRE.
Cela permettra de ne pas envoyer le mail de relance au client jusqu’à cette nouvelle date. Cette procédure n’est possible que sur un dossier en l’état d’OPTION.
Depuis l’onglet TARIFICATION du dossier d’OPTION, on peut intervenir sur les différentes lignes du tableau, dans le pavé DÉTAIL COÛTS (sauf les lignes sans libellé car elles ne sont pas utilisées dans le barème).
Remise Client :
- Depuis les lignes du barème, on peut noter une remise avec un montant en négatif, dans les cases correspondantes à votre choix, à savoir : REMISE PROPRIÉTAIRE ou REMISE HONORAIRES. Cette remise ne pourra s’effectuer qu’en montant.
- Depuis le tableau Historique du milieu, on peut cliquer sur le bouton « Remise », une fenêtre s’ouvre afin de compléter les informations et la ventilation de la remise, celle-ci peut s’effectuer en pourcentage ou en montant.
Modification de Tarif :
Depuis le tableau Historique du milieu, on peut cliquer sur le bouton « Tarif Manuel », qui permet de refaire une tarification manuelle. Le logiciel vous propose alors d’indiquer un montant d’hébergement, un barème. En cliquant sur le bouton « Calculer », la simulation du tarif apparaît sur la partie droite, le bouton « Valider », appliquera ce nouveau tarif.
On pourra supprimer l’option si elle n’est pas confirmée par le locataire ou si elle a été créée par erreur. Il suffit de sélectionner le dossier concerné dans la liste des dossiers et cliquer sur le bouton rouge SUPPRIMER
Une confirmation est demandée.
Saisir à l’aide du clavier le mot OUI et cliquer sur CONTINUER.
L’OPTION est ainsi supprimée et le planning libéré. Le lot est de nouveau disponible à la location dans le logiciel et sur les plateformes de réservation.
Le locataire et/ou prospect est néanmoins conservé.
FIN