Cette procédure permet
de gérer les interventions manuelles depuis le module afin de traiter les interventions de réparations, de ménage ou autres.
Chemin d’accès :
Le bouton « INTERVENTIONS » se trouve dans l’onglet ACCUEIL.
I. Création d’une intervention
On pourra créer :
- une intervention dite « manuelle » directement depuis le module.
- une intervention dite « automatique » depuis le paramétrage prévu, dans la fiche Lot et la fiche Agence. Cf Procédure Intervention automatique de ménage
Une fois le module INTERVENTION ouvert, on visualise la liste des interventions créées avec un filtre possible par agence.
On retrouve également les boutons habituels, à savoir :
Ajouter : Pour la création d’une intervention
Modifier : Pour la modification d’une intervention
Imprimer : Pour imprimer des documents
Agenda : Pour contrôler le rdv de l’intervention sur l’agenda
Supprimer : Pour supprimer une ou plusieurs interventions
Supprimer tout jusqu’au : Pour supprimer toutes les interventions dans une plage de dates
A. création d’une intervention manuelle
Depuis la liste des interventions, on clique sur le bouton AJOUTER, afin de créer une intervention, en sélectionnant l’agence concernée.
On va voir ici les différentes informations qui se trouve dans ce tableau qui se divise en 2 parties.
1. onglet généralités
a) Partie technique
On renseignera les champs du tableau concernant l’intervention à créer. Nous rappelons que les listes déroulantes n’incrémente pas les nouveaux titres saisis, sauf celles modifiables listées sur l’onglet PARAMÉTRAGE, Module LISTES.
DATE DE CRÉATION : date du jour par défaut
ETAT : sera à renseigner au fur et à mesure de l’avancement de l’intervention afin que tous les collaborateurs puissent être au courant.
DATE DE L’INTERVENTION et la DURÉE à prévoir sont à renseigner. Si on ne spécifie pas de durée, le logiciel va créer des rendez vous dans l’agenda sur plusieurs jours.
ACCORD LOCATAIRE : vous pourrez cocher la case dès que le locataire vous aura donner son accord pour que vous puissiez intervenir dans le logement.
TYPE d’intervention : est une liste par défaut mais vous pouvez saisir ce que vous voulez
FOURNISSEUR : celui qui a été choisi pour effectuer l’intervention, s’il n’existe pas il faudra le créer dans l’onglet PARAMÈTRES, FOURNISSEUR.
SORTIE DES CLÉS & RETOUR DES CLÉS : case à cocher pour stocker les informations.
INTERVENTION : on note ici le libellé de l’intervention demandée au professionnel
NOTES : les informations complémentaires utiles pour effectuer les travaux
Le rendez vous ainsi fixé apparaîtra sur l’agenda de l’agence, que vous pourrez consulter par l’onglet ACCUEIL, bouton AGENDA, ou par le raccourci que le logiciel vous propose sur le côté droit de la liste des interventions, bouton AGENDA.
b) Partie comptabilité
Il faudra ensuite choisir qui va gérer ou supporter les frais de l’intervention que le module va permettre de facturer en direct. Ce choix se fait par les cases à cocher. On aura trois possibilités, à savoir LOCATAIRE, PROPRIÉTAIRE ou AGENCE
On choisit le lieu d’intervention soit par le dossier soit par le lot, grâce aux 3 points bleus.
(1) Dossier
On cochera DOSSIER, que l’on pourra choisir depuis les 3 points bleus sur la partie droite du logiciel, dans la liste des dossiers que le logiciel ouvre en instantané.
(2) Facturation Propriétaire
On cochera PROPRIÉTAIRE pour facturer cette prestation directement au propriétaire à l’aide du pavé qui s’ouvre automatiquement pour renseigner le PRIX, la QUANTITÉ et la date d’écriture qui, par défaut, est la date du jour.
On clique sur COMPTABILISER pour injecter les éléments.
(3) Facturation Agence
On cochera AGENCE pour facturer cette prestation directement à l’Agence à l’aide du pavé qui s’ouvre automatiquement pour renseigner le PRIX, la QUANTITÉ et la date d’écriture qui, par défaut, est la date du jour.
A la différence du propriétaire, il faudra indiquer sur quel compte on souhaite imputer cette somme en cliquant sur les points pour ouvrir le plan comptable.
Pour finir on clique sur COMPTABILISER pour injecter les éléments.
2. onglet suivi
a) Rappel
Par ce bandeau, le logiciel vous permet de paramétrer un rappel pour l’intervention demandée. Mettre une date et une heure avec l’état ACTIF, si on souhaite programmer le rappel
Au moment du rappel un écran apparaîtra sur votre logiciel.
- QUITTER SANS RIEN FAIRE : le rappel sera simplement enregistré
- VALIDER ET OUVRIR L’INTERVENTION : vous pourrez ouvrir la demande en relançant par exemple le fournisseur ou le locataire.
La nature de l’état sera mise à jour en passant à RAPPEL EFFECTUE.
Nous avons à disposition sur cet onglet une liste de documents imprimables (pour ajouter ou modifier des documents se reporter la « Formation État et Requête » de la base documentaire).
Le bon Intervention est livré par défaut à tous nos clients. Il faut cliquer sur le bouton IMPRIMER, en ayant au préalable sélectionné le document dans la liste. Cocher MAIL pour l’envoyer par mail, il faudra que le fournisseur ait une adresse mail connue.
Ce document est également disponible à l’impression par la liste des interventions. Sélectionner l’intervention concernée et cliquer sur IMPRIMER.
Une fois l’impression faite, le logiciel enregistre celle-ci dans le tableau de l’historique des impressions de façon à ce que chaque collaborateur puisse constater l’état et l’évolution de l’intervention. Le document est ainsi consultable avec un double clic pour l’ouvrir ou un clic droit OUVRIR LE PDF.
Cette impression sera également stockée dans l’historique du dossier concerné, onglet GÉNÉRALITÉS, Pavé du bas COURRIERS, tableau de droite HISTORIQUE.
B. visibilité de l’intervention
Après la création des interventions, un bouton apparaît sur l’écran d’accueil. Il permet d’accéder à la liste des interventions à faire/facturer de la journée, en cliquant sur le lien.
C. suppression d’une ou plusieurs interventions
On pourra supprimer une ou plusieurs interventions grâce aux boutons dédiés à cet effet sur le catalogue des interventions. Il y a 2 possibilités.
1. Suppression simple
On pourra supprimer une intervention en la sélectionnant avec la croix et le bouton SUPPRIMER
2. suppression multiple
On pourra supprimer une ou plusieurs interventions avec le bouton SUPPRIMER TOUT JUSQU’AU, en spécifiant une date, à condition que les interventions soient liées à un dossier et qu’elles soient EFFECTUÉES. On confirmera notre action en cliquant sur VALIDER.
La suppression étant irréversible, le logiciel demande une confirmation. Il faut taper les 3 lettres du mot OUI sur le clavier et cliquer sur CONTINUER pour valider définitivement le choix.
