Gestion des E-mails
Cette procédure permet d’effectuer :
La gestion des e-mails et des modèles de mails.
Chemin d’accès :
Module ACCESSOIRES, Bouton Messagerie
I. Procédure
Depuis la liste des mails, il est possible de
- consulter les mails envoyés ou archivés,
- répondre/transférer une correspondance
- supprimer un email
- créer un nouvel email
A. consultation et interaction
Toutes les correspondances envoyées s’affichent en cliquant sur ENVOYES, et le tableau possède les mêmes filtres ou tris que les autres tableaux.
Il est possible de répondre ou transférer en utilisant les boutons à droite.
Si on sélectionne un email et que l’on clique sur SUPPRIMER, l’email sera supprimé après validation de la confirmation de suppression.
B. Création d’une archive
Il suffit de se positionner sur le dossier ENVOYES et cliquer sur le bouton en bas à gauche ARCHIVER.
Une fois une date limite d’archivage mentionnée, le logiciel créé une archive qui sera consultable. Celle-ci peut être supprimée mais de manière définitive.
C. Creation d’un mail
En cliquant sur le bouton NOUVEAU
Le logiciel ouvre alors la fenêtre habituelle d’envoi d’email.
Vous pourrez :
- Saisir directement l’email puis l’envoyer
- Utiliser un modèle d’email présent à gauche de l’écran
- Accéder au Gestionnaire des modèles afin de créer/modifier vos mails types
- Convertir le mail que vous faites en modèle
- Ajouter une pièce jointe
1. Généralités sur l’écran de rédaction d’un e-mail
Il est possible de changer l’email d’expédition utilisé, en cliquant sur la liste déroulante.
Par défaut, l’email utilisé est celui lié à l’utilisateur. La liste déroulante offre la possibilité de choisir l’email de contact de l’Agence (à paramétrer sur la fiche Agence).
Pour le ou les destinataires, plusieurs possibilités s’offrent à vous :
- Vous saisissez manuellement l’email du destinataire
- Vous accéder aux listes de Locataires, Propriétaires ou Fournisseurs en cliquant sur POUR, ou CC ou CCI. Une fois votre choix fait, il suffira de cliquer sur SELECTIONNER, plusieurs fois si besoin.
On pourra :
- Ajouter une pièce jointe en cliquant sur 
(les PJ apparaissent en bas du mail)
- Demander un accusé de réception en cliquant sur
- Mettre en page le mail, ajouter des photos, des liens à l’aide de la barre de mise en page
Il faudra ensuite rédiger l’e-mail ou utiliser un modèle.
2. Modèles de mails
a) Création
En cliquant sur le bouton CONVERTIR EN MODELE, on pourra créer un modèle réutilisable.
b) Utilisation
Pour utiliser un modèle, il suffit de le sélectionner dans la partie gauche de la fenêtre, puis de cliquer sur UTILISER LE MODELE, des modifications pourront être faites sur le mail créé.
c) Gestion
Depuis la fenêtre de création de mail, on accède au bouton 
, afin de pouvoir créer des modèles ou les modifier.
Sur la gauche apparaissent les modèles existants en fonction du type des modèles sélectionné en haut (dans notre exemple, Sans catégorie).
On peut alors :
- Créer un nouveau modèle en cliquant sur NOUVEAU
- Supprimer un modèle en le sélectionnant puis en cliquant sur SUPPRIMER
- Modifier un modèle existant en le sélectionnant puis en cliquant sur MODIFIER. A gauche, on doit sélectionner le modèle à modifier puis cliquer sur MODIFIER, celui-ci s’intègrera alors à droite, il faudra utiliser le bouton VALIDER pour enregistrer les modifications.
Il faudra également gérer le « type d’e-mail ». En effet, cette information définira l’accès à l’e-mail.
Si vous attribuez :
- le type LOT, il ne sera proposé que depuis la liste des lots.
- le type RESERVATIONS, il ne sera proposé que depuis la liste des dossiers.
- le type CONTRAT, il ne sera proposé que depuis un dossier.
- le type PROPRIETAIRE, il ne sera proposé que depuis la liste des propriétaires.
FIN