Création d'un modèle de document

Notes

Cette procédure permet d’effectuer :

       La création d’un document à destinataire unique

Chemin d’accès :

       Module ACCESSOIRES, Bouton Notes

 

Depuis le module Accessoires, le bouton Notes vous donne accès depuis la version 1.6533, à la création d’un document avec un utilitaire simple.

Ce document ne sera disponible à l’impression que pour un seul destinataire.

 

 

Une fenêtre vous propose de choisir l’action à mener.

A cette étape, l’affichage des documents sera fonction des boutons qui seront cochés.

Sion coche DOSSIERS, le logiciel nous affiche un seul dossier

 

Si on coche TOUS LES DOCUMENTS, le logiciel nous affiche tous les documents disponibles, quel que soit la bibliothèque dans laquelle il se trouve.

 

-          Ouvrir un document :

Il faut choisir dans le tableau de gauche le document concerné et cliquer sur OUVRIR, pour que le document s’ouvre en vue d’une modification.

-          Supprimer

Il faut choisir dans le tableau de gauche le document concerné et cliquer sur SUPPRIMER, pour que le logiciel supprime le document sélectionné

-          Ajouter un document :

Permet la création d’un nouveau document.

 

Pour créer un document, il faut tout d’abord le nommer puis cocher un bouton pour choisir le type de documents,  qui à cette étape, sélectionne le tableau depuis lequel le document sera disponible à l’impression.

-          Pour un courrier concernant le propriétaire, on choisira PROPRIÉTAIRES,

-          Pour un courrier concernant le locataire ou la proposition, on choisira LOCATAIRES

Et ainsi de suite

 

Dans cet exemple, notre document s’appellera « Courrier Loc Demande Justif » et sera disponible depuis la liste des locataires

Le traitement de texte s’ouvre sur une page vierge, et un onglet « Traitement de texte » en 4 onglets :

1. Accueil, 2. insertion, 3. Mise en page et 4. Affichage.

L’onglet « Impression » est, à cette étape, grisé.

Vous pouvez commencer la création de votre document comme avec un logiciel de  traitement de texte classique

-          Accueil pour le corps de texte et sa mise en forme

 

-          Insertion pour insérer Entête, Pied de page et votre logo et avoir accès aux champs de fusion correspondant à la liste que vous avez choisi comme bibliothèque, dans notre exemple, les locataires (les champs de l’agence seront également disponibles).

 

 

Vous avez accès à tous les champs de fusion disponible dans ces tables et pouvez les insérer dans le document, en vous plaçant à l’endroit où vous souhaitez le placer et cliquer sur le champ dans la liste déroulante

 

 

Vous pouvez ainsi créer une maquette de document avec en tête et pied de page et vous en servir à chaque création de nouveau document.

Vous ne pouvez néanmoins pas la créer en sélectionnant « Tous les documents ».

 

Vous pouvez également insérer la date courante et le nom de l’auteur grâce au bouton « FORMULES ».

Une fois terminé, il faut enregistrer le document en page d’accueil, « Enregistrer » » Sauvegarder ».

 

Une fois le document créé, il est accessible depuis la bibliothèque de création, (à savoir dans notre exemple les locataires),  liste déroulante du bouton IMPRIMER, « Traitement de Texte », il faudra ensuite choisir le document et cliquer sur OUVRIR.

 

Vous permet de contrôler votre création et y apporter des modifications de dernière minute.

 

 Vous permet de visualiser le document fusionné

a)             de l’imprimer pour un interlocuteur unique.

  

 

 

b)             De l’envoyer par mail

La fenêtre d’envoi de mail du logiciel s’ouvre, il faudra dans la version actuelle du module, cliquer sur « POUR » afin de récupérer l’adresse mail de l’interlocuteur, et utiliser, si on le souhaite, un modèle de mails. (cf Messagerie)

 

FIN