Traitement de la Caution
Cette procédure permet d’effectuer:
Le traitement de la caution, depuis son encaissement jusqu’à sa restitution.
Chemin d’accès :
Module ETABLISSEMENT, Menu Lots et Dossiers
Le montant doit être renseigné lot par lot, au moment du paramétrage du logiciel, avant le début de l’exploitation. Il pourra toutefois être modifié à la création du contrat, dans l’onglet Tarification, en bas à droite.
Les cautions ou dépôts de garantie sont uniquement paramétrés dans la fiche du LOT, onglet TARIFICATION, du menu ETABLISSEMENT. Vous pouvez indiquer ce montant en euros ou pourcentage. Celui-ci sera calculé sur la base de la tarification la plus élevée.
Dans les dossiers, c’est ce paramétrage du dépôt de garantie qui sera systématiquement pris par défaut.
Le règlement de la caution s’enregistre dans le dossier de réservation du locataire, onglet « Tarification » en cliquant sur le bouton « règlement ».
1. Encaissement sans la caution
Le montant de l’acompte indiqué est celui de l’acompte calculé selon les informations saisies dans le paramétrage de l’agence.
2. Encaissement avec la caution
Si vous souhaitez encaisser la caution vous devez cocher la case appropriée.
Le montant de la caution qui est indiqué « Caution Héberg. » est celui qui a été paramétré dans le lot, ou celui qui a été saisi lors de la création du dossier.
Vous pouvez enregistrer le montant de la caution uniquement ou alors le montant de la caution avec le règlement du solde en même temps. Saisissez le mode de paiement et le montant et validez le règlement.
La validation de l’encaissement de la caution a généré automatiquement des écritures comptables. Dans le journal OD, le compte locataire a été débité par le crédit du compte caution du lot.
Chaque lot a un compte CAUTION, qui isole cette trésorerie. Pour que le compte caution soit mouvementé en comptabilité, il faut impérativement cocher la case « encaisser la caution avec ce règlement ».
L’encaissement de la caution a généré l’affichage de deux nouveaux boutons « Retenue sur caution » et « Restitution caution »
Attention : Le bouton « Restitution de caution » n’apparaît qu’à partir du jour du départ du locataire.
Les assistants du logiciel permettent de traiter différents cas.
1. Restitution sans retenue
Si le locataire a tout réglé et que vous souhaitez lui rembourser la caution en totalité, cliquez sur « Restitution de caution »
La fenêtre qui s’affiche est pré-remplie. Il suffit de saisir le mode de règlement et valider.
En comptabilité, le compte caution (qui avait été crédité au moment de l’encaissement de la caution) est débité par le crédit du compte banque, dans le journal de banque.
Après la restitution de la caution, vous pouvez clôturer le dossier.
Il est possible également de commencer par la clôture du dossier et de restituer la caution après clôture
2. restitution avec retenue
Si vous ajoutez une prestation après le départ du locataire (par exemple du ménage), vous pouvez retenir le montant dû sur la caution.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
a) Solution N°1
Cliquez sur le bouton « Retenue de caution »
En cliquant sur le bouton AJOUTER, vous avez accès au plan comptable. Vous devez sélectionner le compte à créditer, et saisir le montant, puis « Valider ».
Chaque retenue figurera sur ce tableau jusqu’à la restitution.
Le récapitulatif financier du dossier reprend tous les éléments de ce traitement.
b) Solution N°2
Vous avez la possibilité d’enregistrer la prestation, dans le menu « Généralités », partie « Prestations », AJOUTER.
Sur l’onglet « Tarification », dans la partie « Récapitulatif financier », la prestation ajoutée s’est affichée dans « Montants dus ».
Le locataire est débiteur du montant.
3. Restitution de la caution
La facturation de la prestation a placé le locataire en débit.
Après avoir cliqué sur le bouton « RESTITUTION DE CAUTION «, le logiciel vous demande de confirmer votre action.
Si vous acceptez la retenue sur caution, 2 autres assistants vont suivre
a) Assistant N°1 Mise à jour dossier
Cet assistant reprend les montants de la caution et de la retenue, afin de mettre à jour le dossier et pouvoir finaliser le traitement, en cliquant sur le bouton « Effectuer la retenue »
a) Assistant N°2 Restitution de la Caution
La fenêtre qui s’affiche est pré-remplie. Vous devez saisir le mode de règlement et valider.
En comptabilité, le compte caution (412) est débité par le crédit du compte banque (512), dans le journal de banque
Vous pouvez ensuite clôturer le dossier. Au moment de la clôture du dossier :
Toutes les écritures du solde du dossier sont ventilées ainsi que les écritures des prestations.
Le compte caution, qui a été crédité au moment de l’encaissement de la caution, est débité du montant de la retenue et du remboursement du solde de la caution, au moment de la restitution.
Le compte caution est alors soldé pour cette réservation.
Il est tout à fait possible d’encaisser une caution sur un dossier clôturé.
Sur la partie « Tarification » du dossier clôturé, cliquez sur « Règlement »
La fenêtre de saisie du règlement s’affiche, cochez la case « encaisser la caution » et saisissez le mode de paiement et le montant de la caution, puis validez le règlement.
L’enregistrement de la caution s’est fait en comptabilité.
Une fois la caution enregistrée, dans la partie « Généralités », les boutons « Retenue sur caution » et « Restitution caution » sont affichés.
Comme nous l’avons vu précédemment, vous pouvez :
Restituer la caution en totalité en cliquant sur « Restitution de caution » puis saisir le montant de la caution dans l’assistant suivant.
Faire une retenue sur caution en cliquant sur « Retenue sur caution » et utiliser les assistants (CF § 2-Restitution de caution avec retenue – 1ère solution).
Enregistrer une prestation dans la partie GENERALITES du dossier.
1. Saisie d’une prestation sur un dossier clôturé
Le dossier est clôturé et soldé.
Une fois la facturation de la prestation effectuée, le dossier est débiteur du montant de la prestation.
L’enregistrement d’une prestation dans un dossier clôturé nécessite impérativement de comptabiliser la prestation pour que les écritures comptables soient générées en comptabilité.
Il faut, à ce stade, cliquer sur le bouton « COMPTABILISER LES PRESTATIONS » et valider la comptabilisation de la prestation sur l’assistant suivant :
Une fois la comptabilisation effectuée, il y a un message de confirmation, et le locataire est débiteur du montant de la prestation.
Si vous souhaitez retenir ce montant sur la caution, cliquez sur RESTITUTION CAUTION, comme vu précédemment (Article B.3)
En résumé
Une caution peut être encaissée sur un dossier en réservation ou clôturé.
La caution peut être encaissée seule ou avec un autre règlement, à condition de cocher la case « encaisser la caution »
Si un locataire est débiteur, on peut retenir le montant dû sur la caution en utilisant directement l’assistant « Restitution de caution » et en appliquant les indications des assistants suivants.
L’assistant « Retenue sur caution » permet d’enregistrer un montant dû par le locataire. Dans ce cas, l’assistant vous permet d’accéder au plan comptable et de choisir le compte à créditer (le compte à débiter étant par défaut le compte caution). Ensuite effectuez la « Restitution de caution ».
Par exemple, on peut retenir sur la caution de la casse et sélectionner le compte propriétaire afin qu’il soit crédité directement.
Il y a beaucoup d’autres possibilités et les assistants peuvent répondre à tous les cas, s’ils sont bien utilisés.
L’utilisation des assistants nécessite d’aller jusqu’au bout du processus et de ne pas effectuer en même temps des saisies en manuel dans la comptabilité pour résoudre le même cas, sous risque d’avoir des doublons au niveau des écritures comptables.