Reprise AN
Cette procédure permet d’effectuer :
La reprise comptable sur votre nouveau logiciel SPI
Chemin d’accès :
COMPTABILITE, Saisie d’écritures
Nous distinguerons deux cas de figure :
Chapitre II. Reprise des soldes à l’intersaison sans aucun encaissement pour la saison à venir
Chapitre III. Reprise des soldes au cours de la saison avec des règlements à cheval sur la période de reprise comptable, avec pour cette option un inconvénient, à savoir; un historique incomplet des réservations à cheval.
Avoir créé : Les lots, propriétaires et fournisseurs, et les comptes comptables qui seront mouvementés lors de la reprise
- Détenir : Une balance générale claire et équilibrée, Une balance des auxiliaires détaillée (propriétaires, fournisseurs), à la même date que la balance générale
- Avoir effectué : Son rapprochement bancaire. La date de fin du rapprochement doit être la même que la balance générale et la balance auxiliaire. Sur le rapprochement bancaire devront apparaître le solde bancaire à la date de fin, ainsi que le détail des écritures non pointées.
Si vous avez des acomptes à cheval entre la reprise des soldes et la saison à venir, ou des contrats postérieurs à la date de reprise, il vous faudra impérativement avoir le détail de la ventilation de ces encaissements sur votre ancien logiciel, et ce, encaissement par encaissement.
Attention : il est fortement conseillé de vérifier ces éléments avant de commencer la reprise comptable. Il est en effet préférable de ne pas avoir à revenir sur une reprise des soldes a posteriori.
- reprise de soldes à l’intersaison
Sans aucun encaissement pour la saison à venir
1. Balances et rapprochement bancaire
Dans notre exemple, ci-dessous, nous avons un rapprochement bancaire validé au 31/08/2018 avec le solde du relevé et la liste des écritures non pointées dans le rapprochement du 31/08/2018.
Puis, en dessous, une balance générale à la même date.
Nous allons donc ressaisir dans Hélios les soldes correspondants à la balance.
2. La saisie des soldes
La reprise des soldes va se faire depuis le menu COMPTABILITÉ – SAISIE DES ÉCRITURES.
C’est une simple reprise de la balance manuelle.
Il faut commencer par sélectionner le journal SAN, et la période comptable correspondant à votre date de reprise comptable.
Dans notre exemple, nous allons effectuer la reprise au 31/08/2018, nous avons donc sélectionné la période août 2018.
Cliquez ensuite sur NOUVELLE ECRITURE de façon à commencer la saisie.
La date se mettant par défaut au 1er jour de la période, pensez à la modifier, pour noter le 31/08/2018.
Commencez ensuite la saisie, ligne par ligne de votre balance (auxiliaires propriétaires, comptes généraux (honoraires, prestations, etc…), et de votre rapprochement bancaire en mettant un libellé clair et précisez qu’il s’agit de la reprise des soldes.
- Pour les propriétaires : il faut reprendre les soldes propriétaires par propriétaires.
- Pour la Banque : il ne faut pas reprendre le solde figurant sur la balance.
Il faut prendre l’état de rapprochement bancaire, saisir sur le compte banque, le « solde du relevé » et toujours sur le compte banque, le détail des écritures non pointées. Ainsi vous obtiendrez le solde comptable de la banque qui figure sur la balance générale, et pourrez pointer les écritures qui se présentent au prochain rapprochement.
Tant que la pièce n’est pas équilibrée, elle restera en jaune
Une fois la balance saisie en totalité et donc la pièce équilibrée, celle-ci devient valide et passe de jaune à blanc.
3. Validation du rapprochement bancaire de reprise des comptes
Une fois la reprise terminée, il faut impérativement faire la manipulation qui suit afin de pouvoir effectuer les rapprochements bancaires suivants.
Allez dans le menu COMPTABILITÉ – RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Sélectionnez votre compte bancaire, bornez à la date de reprise (au 31/08 dans notre exemple) et saisissez RAN dans la zone Relevé de banque.
Les écritures vont apparaître en dessous.
Il suffit de double cliquer sur l’écriture correspondant à votre solde de relevé à la date de reprise.
Cette manipulation aura pour effet de la pointer avec le code de pointage RAN, qui sera considéré comme votre rapprochement de reprise.
Il faut imprimer ce document et le conserver.
REPRISE DES SOLDES A L'INTERSAISON
Avec encaissement d’acompte pour N+1
Si vous êtes dans ce cas, vous avez anticipé la reprise des soldes en n’affectant pas les règlements de vos dossiers à venir, sur votre ancien logiciel.
Lors de la reprise de votre balance, vous devez détailler les règlements perçus sur le compte d’attente en prévision d’une réaffectation aux réservations à venir.
a) Saisie de la balance de reprise
La reprise de la balance se fait exactement comme dans le CHAPITRE II, il faut effecteur les 3 étapes.
La différence résidera dans le fait que vous aurez repris des écritures au crédit du compte d’attente pour les encaissements sur des réservations au-delà de la reprise des soldes.
Dans l’exemple ci-dessus, nous avions 2 règlements locataires (pour des séjours postérieurs à la date de reprise). Ceux-ci ont été repris au crédit du compte d’attente (500 euros pour le locataire Lacoste et 250 euros pour le locataire Derien).
Même si ces encaissements correspondent à des règlements locataires, il faut les reprendre sur le compte d’attente et pas sur les comptes locataires, de façon à ne pas fausser la balance de reprise.
b) Affectation des règlements aux réservations
Il faut avoir créé les dossiers correspondants aux acomptes/règlements détenus.
Allez ensuite sur l’onglet TARIFICATION de ces dossiers et cliquez sur OPTION >> RESA.
Ceci va permettre de transformer l’option en réservation ferme sans règlement et faire apparaître le bouton ASSISTANT.
Il faut ensuite affecter au contrat, le règlement qui a été repris sur le compte d’attente, avec l’aide de l’assistant « REPRISE RÈGLEMENT DOSSIER ».
Une nouvelle fenêtre s’ouvre.
Le logiciel propose automatiquement de récupérer le solde total de la réservation, il faudra modifier le montant.
En date des écritures, mettez votre date J+1 de reprise comptable (Exemple reprise des soldes faite au 31/08/2018 indiquer 01/09/2018 en date de l’écriture).
Désignez le compte à débiter en cliquant sur 
, il faudra prendre le compte d’attente utilisé pour la reprise des soldes. Dans l’exemple ci-dessus le compte utilisé est 472000.
Vous devriez obtenir ceci :
Cliquez sur VALIDER et procédez de même pour les autres règlements affectés au compte d’attente lors de la reprise comptable.
A l’issue des réaffectations de règlement, le compte d’attente devra être à 0.
Il est conseillé de le lettrer pour une meilleure lisibilité.
REPRISE DES SOLDES EN COURS DE SAISONS
Avec encaissements affectés aux réservations
Si vous êtes dans ce cas, c’est certainement que vous n’avez pas de hors saison ou que pour des raisons autres, vous avez décidé de changer de logiciel en pleine saison.
La reprise de la balance se fait exactement comme dans le CHAPITRE II, il faudra effectuer les 3 étapes
La différence résidera dans le fait que des règlements concernant des réservations postérieures à la date de reprise comptable font partie de votre balance de reprise (donc déjà ventilés sur les propriétaires, honoraires, frais de dossier, etc…). Il vous faudra impérativement avoir le détail de la ventilation de ces encaissements sur votre ancien logiciel, et ce, encaissement par encaissement.
L’inconvénient majeur de ce cas de figure est que nous n’aurons pas sur SPI Location Saisonnière le montant réel payé par les clients concernés sur ces réservations à cheval.
Exemple de cas :
Un locataire a fait une réservation en 2018 pour un hébergement en 2019 pour 1 000 €.
Il a versé en 2018 un acompte de 250 €, cet acompte a déjà été ventilé sur les différents comptes et fait donc partie de la balance de reprise.
Sur SPI Location Saisonnière, il faut :
- créer le dossier,
- modifier le montant de l’hébergement sur l’onglet TARIFICATION, et remplacer 1000 € par 750 € qui est le solde restant dû.
- éclater cette somme entre les différentes rubriques (Propriétaire, honoraires, etc… conformément à la ventilation faite sur l’ancien logiciel).
Dans notre exemple, disons que sur l’ancien logiciel les 250 € d’acompte étaient ventilés de la manière suivante :
- 200 € pour le propriétaire
- 50 € pour les Honoraires de Gestion.
La nouvelle tarification du dossier ressemblera donc à ça :
En effet, nous avons reporté sur le dossier uniquement les soldes restants dus.
Une fois cette modification effectuée, il faut passer le dossier en réservation sans montant en cliquant sur 
.
Comme vous n’aurez pas sur SPI Location Saisonnière, le montant réel de la réservation du client, l’édition de son contrat sera fausse. Il vous faudra donc pouvoir justifier de la somme perçue sur votre ancien logiciel avant la date de reprise.