Cette procédure permet :
D’effectuer la préparation des arrivées grâce aux différents outils du logiciel
Chemin d’accès :
Plusieurs modules
Procédure
Il existe plusieurs sources d’informations pour préparer et lister les arrivées du jour ou du weekend, avec les informations de tarification, de prestations et autres.
Depuis Les infos du jour
Depuis la partie gauche de l’écran d’accueil, dans la colonne des infos du jour, le logiciel prépare un filtre sur la liste des dossiers d’option ou de réservation, pour les arrivées et les départs du jour et les arrivées du prochain weekend.
Il suffit de cliquer sur la ligne pour ouvrir la liste des dossiers ciblés par le filtre. On pourra ainsi avoir la ligne des arrivées ou des départs pour les préparer.
Les filtres depuis la liste des dossiers
On peut procéder à différents filtres afin d’afficher uniquement les dossiers en traitement, à savoir les arrivées du jour, du we ou tout autre période que vous souhaitez préparer.
Les filtres des en tête de colonne
Tous les filtres peuvent être effectués depuis les différentes listes, il faut cocher Option et Réservé pour avoir la liste de tous les dossiers potentiels. Cette action peut s’effectuer par agence ou toutes agences confondues
Avec un clic droit sur l’en-tête de colonne :
- On peut sélectionner directement la date que le logiciel inique (uniquement pour quelques-unes)
- On peut sélectionner la ligne « Filtrer » et indiquer les éléments de filtres, comme « Est égal à » et indiquer la date du jour recherché, ou alors « compris entre 2 bornes » pour indiquer une plage de dates.
Les filtres pré enregistrés
Le logiciel prévoit certains filtres pour notamment, les arrivées et les dates de départs. Vous pourrez ainsi indiquer les dates précises des séjours recherchés ou des plages de dates. Il faut cocher Option et Réservé pour avoir la liste de tous les dossiers potentiels. Cette action peut s’effectuer par agence ou toutes agences confondues
Les arrivées du 09/05/2020 précisément
Les arrivées du 09/05/2020 au 16/05/2020 incluses
Les arrivées Propriétaires
Tous les séjours des propriétaires ont un dossier avec numéro et dates, Il faut cocher « Propriétaire » dans la liste des dossiers, ils seront ainsi dans les listes filtrées et pourront être préparés comme les séjours des locataires
Selon les cases cochées dans la liste des dossiers, on pourra donc avoir dans les arrivées ou les départs : les options, les réservations et les propriétaires
Vérification des soldes dus
Même si vous réclamez le solde des séjours avant l’arrivée, il est préférable à l’aide du filtre des arrivées, de contrôler les montants restant dus. Les colonnes du tableau peuvent se déplacer pour une meilleure lecture.
Préparation des prestations
On pourra imprimer la liste des prestations à réaliser, type ménage, entretien ou réparations, pour anticiper l’arrivée des locataires depuis le module d’intervention.
Disponible également, la liste des prestations prévues dans le dossier de réservation des locataires, type Kit Wifi, Kit Bébé, Kit Linge etc …depuis un document listant le détail des prestations de chaque dossier.
Procédure Intervention auto de ménage
Procédure Intervention manuelle
Encaissement de la TS
Le paramétrage de la Taxe de Séjour se fait dans:
- Fiche Agence, Onglet Tarification: pour le tarif unitaire par étoile et par ville
Rappel : On ne peut créer le tarif TS d’une ville, que si un lot est déjà enregistré dans la base, pour cette même ville.
- Fiche Lot, Onglet Général : pour indiquer le classement officiel du lot.
La taxe de séjour est à renseigner dans le dossier depuis l’onglet Général, Rubrique Occupants, en cliquant sur le bouton AJOUTER.
On pourra modifier une ligne en cliquant sur MODIFIER ou la supprimer par le bouton SUPPRIMER.
Une indication visuelle du nombre d’occupants est proposée pour indiquer si une saisie a été faîte et pour combien d’occupants.
Il existe plusieurs façons d’indiquer le nombre d’occupants, seule la présentation changera, les montants calculés seront identiques.
Toutes les informations sont pré saisies, seul le prénom est à renseigner. Cette information est importante, elle déclenchera l’impression de cette information sur les contrats et autres documents.
Option 1 – 1 personne en séjour -
On peut renseigner uniquement le prénom.
Cette option génère une ligne dans le tableau récapitulatif des occupants. (1 seule personne en séjour)
Option 2 – 2 personnes en séjour -
On pourra indiquer un libellé type « Mr et Mme » et modifier le nombre d’occupants en inscrivant le chiffre 2.
Cette option génère 2 lignes dans le tableau récapitulatif des occupants
Option 3 – 2 personnes en séjour -
On pourra indiquer un libellé type « Mr et Mme », laisser le nombre d’occupants et modifier le nombre de jours du séjour, en inscrivant le chiffre 14, pour une durée de séjour de 7 nuits pour 2 personnes.
Cette option génère 1 ligne dans le tableau récapitulatif des occupants
Le montant de la TS calculée est visible par le montant dans la liste des dossiers, colonne Taxe de séjour
Enregistrement des arrivées
Dans l’onglet Généralités du dossier, en bas à droite, on peut cocher la case « Arrivée effectuée », et même signaler quel collaborateur l’a effectuée (en cas de besoin d’informations) et laisser quelques notes, qui seront présentes sur certains documents listes ou tableaux des arrivées.
Cette information est visible par une case cochée dans la liste des dossiers, colonne Arr.
Liste des Présents
Depuis le module ACCUEIL, Menu Présents, on retrouve la liste des présents au jour de la consultation.
Les filtres de dossiers ne sont pas modifiables
Remise de clés
On peut imprimer le document « Liste et Suivi des Arrivées » par exemple, qui vous permettra de suivre la remise des clés.
Les Impressions
Une fois tous vos filtres effectués pour préparer les listes des différentes tâches à mener, on pourra procéder aux impressions nécessaires.
Il existe dans la base documentaire de nombreux documents adaptés, il faudra choisir celui qui convient le mieux à votre organisation
- Tableau des arrivées simple
- Tableau des arrivées avec tarification
- Liste des arrivées avec ménage
- Liste des arrivées avec les prestations
- Inventaire de lot
- Fiche d’arrivée spécifique
- Fiche État des Lieux
- Tableau des occupants
- Liste de la TS par ville
- …
Tous les documents sont disponibles depuis le module Accessoires, États et Requêtes, Base Documentaire, et sont à télécharger dans le SPI LS pour utilisation ou modification.