SCHEMA DES ECRITURES COMPTABLES
Journaux créés automatiquement
- CA : Caisse
- BQ : Banque
- OD : Opérations diverses
- RGT : Règlements
- RP : Règlements propriétaires
- RF : Règlements fournisseurs
- SAN : Reports à nouveaux (à la création du 2ème exercice)
A la création du lot, création automatique des comptes :
410 : radical compte propriétaire (+n° dossier)
412 : radical compte caution (+n° dossier)
1. Passage du premier règlement (Acompte) :
Journal règlements (RGT) :
- Crédit compte locataire : montant du règlement
- Débit compte de remise : montant du règlement
Journal opérations diverses (OD) :
- Débit compte locataire : montant des frais de dossier
- Crédit compte frais de dossier : montant frais de dossier
- Débit compte locataire : montant assurance locataire
- Crédit compte assurance locataire : montant assurance locataire
2. Autre règlement
Idem que les écritures du journal RGT du premier règlement, sauf s’il s’agit d’un règlement en espèces, dans ce cas le journal concerné est la caisse (CA)
- Crédit compte locataire : montant du règlement
- Débit compte de remise espèces : montant du règlement
3. Solde du dossier :
Le solde du dossier n’est autre que le dernier règlement locataire qui solde la totalité du séjour et des prestations.
Journal règlements (RGT) :
- Crédit compte locataire : montant du règlement
- Débit compte de remise : montant du règlement
L’utilisateur pourra suivre l’évolution du dossier dans une fiche extra comptable, dans SPI Location Saisonnière qui affichera, en partie gauche, les montants dus et en partie droite, les règlements.
L’utilisateur pourra à tout moment modifier les éléments du dossier de réservation (dates de la réservation, relogement, ajout ou retrait de prestations …) sans qu’il y ait une incidence comptable.
Il aura en permanence une visualisation claire du dossier.
La seule modification qui entraînera une modification comptable est lorsque l’utilisateur se sera trompé au niveau du montant réglé. Le mauvais règlement sera extourné en comptabilité, donc annulé et un nouveau règlement sera enregistré. Cette modification sera accompagnée d’un assistant avec une accréditation pour l’utilisateur.
La trace de l’écriture erronée apparaîtra en comptabilité.
4. Clôture dossier :
La clôture du dossier ne peut être lancée que si la fiche locataire (fiche extra comptable dans SPI Location Saisonnière) fait apparaître un solde à zéro.
Si ce n’est pas le cas, des assistants seront proposés, à même la fiche du locataire, afin de rendre le solde locataire nul.
Ce n’est que dans ce cas que le dossier pourra être clôturé.
N.B : les remises financières accordées aux locataires seront comptabilisées dans des comptes à part.
Les clôtures des dossiers pourront être réalisées de façon groupée ou individuelle
Le lancement de la fonction « clôture dossier » pourra se faire quelques jours après le départ du locataire (en fonction du paramétrage prédéfini) et entraînera les écritures suivantes :
- Crédit compte honoraires de gestion : montant honoraires de gestion
- Débit compte locataire : montant honoraires de gestion
- Crédit compte honoraires de commercialisation : montant honoraires de commercialisation
- Débit compte locataire : montant honoraires de commercialisation
- Crédit compte propriétaire : montant commission propriétaires
- Débit compte locataire : montant commission propriétaire
- Crédit compte fournisseur : montant prestation
- Débit compte locataire : montant prestation