Encaissement sur un dossier Locataire

ENCAISSEMENT DOSSIERS

Cette procédure permet d’effectuer :

       L’encaissement d’un ou de plusieurs règlements concernant un dossier.

Chemin d’accès :

      Menu ETABLISSEMENT, Module DOSSIERS

 

Les encaissements sur le logiciel permettent, non seulement de régler la dette du locataire mais aussi de faire évoluer l’état du dossier.

 

En effet, le règlement de l’acompte permet de passer l’état du dossier d’Option à Réservation.

 

Avant la réception de l’acompte, le dossier se trouve dans l’état d’option.

Avec l’enregistrement de l’acompte, le dossier passe en réservation.

Pour enregistrer l’acompte, cliquez sur « Etablissement » puis « Dossier ».

 

 

Sélectionnez le dossier dans la liste et cliquez sur « modifier ».

 

Pour enregistrer le règlement de l’acompte, cliquez sur le bouton « Règlement ».

 

 

Une fenêtre s’ouvre pour la saisie des éléments du règlement

 

 

 

1. Dates d’enregistrement :
   La date de comptabilisation correspond à la date des écritures comptables, c’est, par défaut, la date du jour qui s’affiche, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur le calendrier.
   La date d’encaissement correspond à la date à laquelle vous souhaitez remettre le chèque en banque (Cf Remise en Banque, Chèques en attente), par défaut, c’est la date du jour qui s’affiche
2. Acompte :
   Reprend le montant théorique de l’acompte, c’est-à-dire le montant attendu par rapport aux paramétrages mentionnés dans la fiche Agence, à savoir le montant en % indiqué + les Frais de dossiers + le montant de l’assurance Annulation.
   Ce montant n’apparaît qu’à titre indicatif.
3. Caution :
   Pour encaisser la caution, cochez la case concernée.
   Le compte locataire sera alors débité par le crédit du compte caution. Il y a dans le Plan Comptable, un compte caution par lot.
4. Montant :
   Saisissez le montant correspondant à l’encaissement que vous souhaitez faire même s’il ne correspond pas aux différents montants mentionnés qui ne sont qu’indicatifs.

 

Après avoir renseigné les différents champs, cliquez sur « Valider le règlement ».

 

La fenêtre « Récapitulatif financier » fait apparaître le montant de l’acompte versé, sur la partie droite « Règlements ».

Un bouton « actualiser », vous permet si besoin de mettre à jour les informations.

 

 

On constate également que le bouton « OPTION » a disparu, le dossier est passé à l’état de RESERVATION, du fait de l’encaissement

 

Ecritures automatiques générées en comptabilité :

 

-         Dans le journal « RGT » :

Le compte locataire est crédité par le débit du compte remise de chèques.

 

 

 

-         Dans le journal « OD » :

Le compte locataire est débité du montant des frais de dossier par le crédit du compte frais de dossier, puis débité du montant de l’assurance par le crédit du compte assurance. Pour effectuer la ventilation conformément au paramétrage par défaut du logiciel.

Dans notre exemple : Frais de dossier : 50 € et Assurance Locataire 3 €

 

Si des ventilations optionnelles ont été enregistrées, les écritures seront également faites.

Dans notre exemple : Acompte Honoraires 37.50 €

 

 

 

 

 

Pour enregistrer l’acompte, cliquez sur « Etablissement » puis « Dossier ».

 

L’enregistrement du solde se fait de la même façon que l’enregistrement de l’acompte. Ouvrir le module « ETABLISSEMENT, Dossiers. Le dossier concerné est visible maintenant avec le filtre « Réservé » de la liste des dossiers.

 

 

Sur l’onglet TARIFICATION, Récapitulatif Financier, le logiciel fait état de la situation du locataire et donc de la somme qu’il reste à percevoir, que l’on retrouve également dans la fenêtre du détail du règlement à saisir.

 

 

 

Pour enregistrer le règlement du solde, cliquez sur le bouton « Règlement ».

 

 

Une fois, le règlement saisi, les informations sont mises à jour dans le récapitulatif financier

 

 

Le dossier est soldé quand la colonne « montants dus » est égale à la colonne « Règlements »

La saisie du solde est enregistré et fait apparaître de nouveaux boutons, utiles aux traitements des dossiers.

 

Le compte locataire est crédité du montant du règlement par le débit du compte de remise dans le journal « RGT ».

 

 

Les écritures de solde seront ventilées sur les comptes correspondant  à la tarification, uniquement au moment de la clôture du dossier.

 

 

Pour enregistrer un règlement qui concerne plusieurs dossiers, procédure fréquente notamment avec les TO, il faut ouvrir le menu ETABLISSEMENT, module DOSSIERS.

 

Vous devez sélectionner les dossiers concernés par le règlement en double-cliquant chaque ligne concernée, ou en mettant la croix dans la colonne prévue à gauche.

Ensuite cliquez sur le bouton « Règlement M.D » (Règlement multi-dossiers).

 

Plusieurs choix sont possibles

 

Si le règlement correspond au montant attendu, saisissez le montant dans la partie droite du tableau pour confirmation, ainsi que les autres renseignements puis, cliquez sur « Valider le règlement ».

 

Une fois le règlement validé, un message de confirmation s’affiche.

 

 

Modifiez chaque montant dans la colonne « Montant », en double cliquant sur la cellule, avec la répartition que vous souhaitez.

 

 

Saisissez le montant du règlement dans le tableau à droite, ainsi que les autres renseignements puis, cliquez sur « Valider le règlement ».

Une fois le règlement validé, un message de confirmation s’affiche.

 

Mais  qu’il doit être réparti de façon égale pour  chaque dossier, saisissez le montant du règlement dans le tableau de droite et cliquez sur le bouton « Répartir ». La répartition se fera de façon égale et automatique sur chaque dossier.

 

 

Une fois le règlement validé, un message de confirmation s’affiche.

 

 

En comptabilité, le compte TO ou les différents comptes locataires sont crédités par le débit d’une seule écriture du compte banque ou compte de remise (selon le type de règlement), ce qui facilitera par la suite le pointage du rapprochement bancaire.

 

 

FIN